✅ ארגון משימות ממוחשב

יש א·נשים שמחזיקותמחזיקים את כל מה שהן צריכותהם צריכים לעשות בראש. אני לא יודעת כמה משימות מתפספסות להןלהם בגלל זה והן אפילו לא יודעות כיהם אפילו לא יודעים כי הן לא זוכרות שהן לא זוכרותהם לא זוכרים שהם לא זוכרים, אבל ברור לי שזכרוני ככברה ושלכתוב דברים עוזר לי לעשות סדר בראש ולא לשכוח אותםכמאמר הפתגם הוולשי (Thorne, עמ׳ 464), Gorau cof, cof llyfr „הזכרון הטוב ביותר, זכרון של ספר”.. הרעיון הבסיסי הוא לעשות החצנה של מה שצריך לעשות למדיום אחר שגם טוב יותר מהמוח שלנו למטרה הזאתאפשר לעשות את זה עם פנקס ועט, אבל אם משתמשותמשתמשים במחשב/טלפון, יש לזה יתרונות רבים, כגון: יכולת לערוך ולהוסיף תת־משימות בלי להתחשב במגבלות מקום בדף; יכולת לראות חתכים מסויימים באופן אוטומטי; סנכרון בין מכשירים, שמשחרר מתלות בפנקס מסויים. וגם מוריד לנו מהעומס המנטלי של לאחוז דברים ביחד במוחאין לי מושג מה באמת קורה במוח של אחרותאחרים, ועד כמה העובדה שרשימות מפורטות עוזרות לי קשורות לאופן שבו המוח שלי עובד (אדהד? לא עברתי אבחון אז אני לא יודעת בוודאות). אני לא מומחית, אבל נראה לי שלפחת חלק מהדברים כאן תקפים גם לא·נשים הכי נוירוטיפיקליותיים בעולם.. ההפרדה בין התכנון לביצוע מאפשרת תכנון יותר מוצלח ולכן גם ביצוע פשוט וטוב יותר; זה קצת מזכיר ברעיון את ההפרדה בין העיצוב והתוכן שיש ב־CSS מול HTML או בין ה־preamble ותוכן המסמך ב־L^aT_eX. האופן שבו אני משתמשת ברשימת המשימות כולל את העקרונות הבאים:

• § 1: הוספה של משימות מיד כשחושבותשחושבים עליהן / מיד כשמקבלותמקבלים אותן.
• § 2: פירוק משימות לתת־משימות באופן רקורסיבי.
• § 3: מיקוד, תחימה ותעדוף.
• § 4: אי־תלות במכשיר מסויים ותוכנה מסויימת.
• § 5: שמירת משימות ישנות כיומן.

בסעיף האחרון (§ 6) אתייחס למשימות מסוגים אחרים, שדורשות פתרונות אחרים.

דיסקליימר: אני חולקת את האופנים שאני מוצאת כאפקטיביים לעבוד בהם מהנסיון שלי וממה שמתאים לי; שום דבר כאן לא אוניברסלי, ויכול בהחלט להיות שיש לך דרכים אחרות שעובדות יותר טוב בשבילך. אשמח לשמוע על חוויות נוספות בתגובות 🙂

1. ⏱️ הדיבר הראשון: לא תתעכביתתעכב

עקרון חשוב הוא לא לחכות עם הוספה של משימות לרשימה. היקום נתן לך משימה חדשה? חשבת על משהו שתרציתרצה לעשות או על תת־שלב בביצוע משימה קיימת? אל תחכי עם ההוספה לרשימה! חיכית? הוספת לך בעצם עוד משימה בראש, „להוסיף את X לרשימת המשימות”, שיכולה להשכח או להדחות… רעיונות פורחים מהר, ולכן אם הם טובים כדאי לתפוס אותם בזמן, ואם בסופו של דבר נחשוב שהם לא מוצלחים כמו שהם נראו בהתחלה תמיד אפשר לזרוק אותם אחר כך. אם אני משתמשת במחשב ברגע הנתון, אני מוסיפה את המשימה במחשב; אם לא אז בטלפוןמאוד נוח להשתמש ב־widget של Tasks.org במסך הבית, שמאפשר גם להוסיף משימה בלחיצת מסך וגם לראות מה המשימות הדחופות ביותר. מסך הבית שלי מחולק בין אירועים קרובים (ה־widget של Simple Calendar Pro), משימות דחופות וקישורים לאפליקציות בשימוש תדיר, מאורגנים לפי תחומים..

למעשה, יש דבר אפילו יותר טוב מלהוסיף את המשימה מיד לרשימה: לדלג על השימוש ברשימה בכלל ופשוט לבצע אותה מיד, כמו interrupt, אם אפשר ומתאים. למשימות שדורשות טיפול בעוד כך וכך דקות (כמו לכבות את האש מתחת לסיר או לבדוק מה המצב של הירקות האפויים בתנור) אני משתמשת בטיימר בשעון.

2. 🪆 פירוק רקורסיבי לתת־משימות

„לסדר את ההכנות לטיסה” זאת לא משימה אלא על־משימה, וכך גם „לארוז את הדברים במזוודה”; „לשים 7 זוגות גרביים במזוודה”, לעומת זאת, כן. כדי שהמשימות לא יהיו גדולות מדי צריך לפצל אותן, ואחת הדרכים הטובות לייצג את זה היא בצורה של עץפרקטית עץ מתאים לרוב המטרות, אבל יש דבר דברים שלא ניתן לייצג בעץ בקלות. לדוגמה, יכולות להיות שתי משימות לא קשורות שתלויות בביצוע של משימה שלישית לפניהן; אין דרך אלגנטית לייצג את זה בעץ. Vikunja היא מערכת שתומכת בקשרים מורכבים ומרובים, אבל לא תומכת עדיין בהצגה של עץ, שלפחות לצרכיי זה הייצוג הכי מרכזי ושימושי. הקשרים הנתמכים שם, אגב, הם: תת־/על־משימה, קודמת/מאוחרת, מונעת/מנועה, מועתקת מ־/אל־, העתק, וקשורה (בקשר לא מוגדר)., עם על־משימות שמתחלקות לתת־משימות, שבתורן יכולות להתחלק לתת־תת־משימות וחוזר חלילה; לאיזו רזולוציה לרדת זאת שאלה שתלויה כמובן בך ובסוג המשימות. היכולת לקנן משימות בפירוק של משימה גדולה למשימונות קטנות מועילה גם מבחינה פרקטית של התכנון אבל גם מבחינת ההתמודדות הרגשית: במקום לנסות להזיז קונטיינר גדול כזה של של ספינות במכה אחת נחלק אותו לארגזים וארגזונים manageable־ים שביחד מסתכמים לקונטיינר וככה הופכים אותו לפחות מאיים.

בהערת אגב, יש כלי בשם Magic ToDo שהוא מגניב לגמרי מבחינה טכנולוגית, ומשתמש בבינה מלאכותית ולמידת מכונה בשביל לקחת משימה שאנחנו נותניםנותנות לו ולהפיק ממנה רשימה של שלבים לביצוע (שגם הם ניתנים לפירוק באותו האופן). זה עובד הרבה יותר טוב ממה שהייתי מצפה למגוון גדול של משימות; זה לא שיש כאן AGI שמבינה דברים, אלא מנגנון שראה מספיק קלט והוא מספיק מתוחכם כדי לחבר אחד ועוד אחד ולדעת להמיר דברים מצורה אחת לאחרת, ועדיין זה מרשים לראות את זה עובד. טוב, אבל האם זה שימושי? לי אין צורך בזה, כי אני יודעת יותר טוב ממערכת כללית מה השלבים שאני צריכה לבצע כדי להשלים את המשימות שחשובות לי, אבל אולי לא·נשים אחרותאחרים זה יכול להיות עזר שימושי, או לי אם אתקל במשהו חדש וזר לגמרי.

3. 🚦 מיקוד, תחימה ותעדוף

אוקיי, אז יש לנו עצים נחמדים של משימות. ברגע שמצטברות לנו מספיק משימות, איך ננווט בתוך היער? איך נבדיל בין עיקר וטפל ולא נהיה הלומות־הלומי־עומס? סקירה ידנית של הכל בעיניים טובה הרי רק לרשימות קצרות ופשוטות. יש ארבעה כלים משלימים שנוכל להשתמש בהם כדי לסדר ולפלטר.

3.1. ⏳ תאריך התחלה

אם יש משימה שלא רלוונטי להתחיל לעבוד עליה לפני תאריך מסויים, לא נרצה שהיא תופיע לנו כל הזמן מול העיניים ותיקח משאבים מאיתנו. לדוגמה, את הדף הזה כתבתי בעקבות הבטחה לעדכן על התנסות שלי עם אפליקציה בשם Tasks.org אחרי כחודש. לא הגיוני שהמשימה „לכתוב על ההתנסות עם Tasks.org” תופיע כל החודש הזה מול העיניים, אלא רק כמה ימים לפני תאריך היעד.

3.2. ⌛ תאריך יעד

כל משימה שתלויה בזמן מקבלת תאריך יעד. זה חשוב כדי שלא נפספס אותה, וכדי שהמשימות שתאריך היעד שלהן קרוב יותר להווה יסודרו בראש הרשימה.  + פיסות Round Tuit מעץ, עם הכיתוב Tuit בצד אחד והכיתוב הבא באחר: This is a Round Tuit. Guard it with your life. Now that you have a Round Tuit of your own, you can accomplish all those things you put aside until you got a Round Tuit. הפיצ׳ר של קביעת תאריך יעד עוזר לא רק מבחינה טכנית כדי להציג את הרשימה באופן נוח, אלא גם מבחינת היכולת שלנו לארגן את המשימות שלנו לא כעיסה אמורפית של דברים שצריך לעשות „מתישהו” (קרי: „אף פעם”) אלא כאוסף מוגדר של דברים מוגדרים שצריכים להתבצע בזמנים מוגדרים. אם יש משהו שחשוב לנו שלא ימרח אבל אין לו תאריך יעד טבעי, אפשר פשוט להמציא לו תאריך עתידי.

3.3. 🚨 קדימות

מעבר לתחימה בתאריכים, אפשר לעשות סדר ברשימה בעזרת סימון קדימות. שימוש אפשרי אחד (לפי סקאלת הצבעים שמשמשמת ב־Tasks.org):

• ⚪ לבן (הכי נמוך): דברים שאין שום דחיפות לעשות אותם (נגיד, לצפות באיזה סרט קלאסי). מדי פעם אפשר לחטט ברשימת הדברים הלבנים ללא תאריך יעד, שנמצאת בתחתית, ולעשות משהו מהם בשביל הכיף.
• 🔵 כחול (ברירת המחדל): הרוב המוחלט של המשימות.
• 🟡 צהוב: משימות חשובות שצריך לשים אליהן לב.
• 🔴 אדום (הכי גבוה): יהרג ובל יפספס!

3.4. 🏷️ תיוג

שלוש התכונות הקודמות (תאריך התחלה, תאריך יעד וקדימות) נוגעות לעניינים של זמן ותעדוף, אבל אדישות לסמנטיקה. מעבר לקיבוץ של תת־משימות תחת על־משימת, שנושא כמובן משמעות סמנטית, נרצה לתייג גם משימות לפי נושאים („לימודים”, נגיד) והקשרים („דברים שצריך לעשות במרכז העיר”, נגיד). את ההבחנה בין נושאים והקשרים אפשר לעשות בעזרת סימון מיוחד (כמו קידומת @ להקשרים) או בעזרת הפרדה בין שדות (אם התוכנה שבה את משתמשתאתה משתמש תומכת בכך). כמה מפורטים יהיו התגים ובאיזו אדיקות נרצה לתייג זה כבר תלוי בצרכים, בהעדפות ובהרגלים, כמובן; אני אישית די ממעטת, ועובדת עם קטיגוריות די כלליות.

4. 🔁 פורמטים פתוחים, תוכנות פתוחות וסנכרון

רובנו נרצה להשתמש גם בטלפון וגם במחשב בשביל לנהל את רשימת המשימות, עם סנכרון ביניהם; לעניות דעתי טוב לעשות את זה בעזרת תוכנות חופשיות בקוד פתוח ופורמטים ותקנים פתוחים, שלא יכבלו אותנו למערכת מסויימת. כאן אני מציעה שתי גישות. אחת, Org mode, מתאימה למי שרגילותרגילים לעבוד ב־workflow שסובב סביב קבצי טקסט פשוט‏תכנות, כתיבה ב־L^aT_eX או Markdown, הזנת ועריכת נתונים בפורמטים כמו YAML, JSON או CSV, וכד׳. בדרך כלל סוג השימוש הזה במחשב הולך ביחד עם כלים כמו הטרמינל, Git, כלי־מערכת UNIX־יים ושאר דברים טובים.. השניה מתאימה יותר למי שרגילותרגילים לעבוד עם ממשקים גרפיים.

4.1. 🦄 Org mode

אחרי כמה גלגולים, הפתרון המתאים ביותר עבורי הוא Org mode. אורג-מוד זה עולם ומלואו, ואפשר לכתוב סדרה של פוסטים רק על הנושא הזה. בקצרה אגיד שזאת מערכת שמאפשרת לארגן מידע בצורה אפקטיבית, ומשלבת באופן אלגנטי וקוהסיביכלומר, לא כאוסף של פיצ׳רים שהודבקו באופן פרנקנשטייני אלא כיחידה אורגנית בעלת הגיון פנימי. כמה תחומים: סידור ראשי פרקים היררכיים (outlining), ארגון משימות, טוויית רשת של מידע עם קישוריות פנימית, כתיבת טקסט עם שפת סימון, ו־literate programming (תכנות אורייני?); מה שחשוב לענייננו הוא כמובן היכולת לארגון משימות, שתומכת בכל התכונות הנצרכות. הקבצים שמשמשים את Org mode הם קבצי טקסט פשוט, שנתמכים במגוון פלטפורמות וכלים; זה יתרון גדול מבחינת הגמישות של מה שאפשר לעשות עם הקבצים האלה והידיעה שהם יהיו future proof ולא יכבלו אותנו לתוכנה מסויימת בפורמט מסויים. במקור Org mode הוא תוספת לעורך מערכת ההפעלה Emacs, אבל אני מעדיפה להשתמש ב־NeoVim; למרבה השמחה, החבילה nvim-orgmode מאפשרת תמיכה מעולה עבור NeoVim לעריכה ושימוש בקבצי org.באתר של Org mode היו מפרגנותמפרגנים וריכזו רשימה של תוספי תמיכה לעורכים שונים. אמנם התמיכה לא כוללת את כל האופציות שיש ב־Org mode ל־Emacs, אבל היא שלמה מספיק כדי שיהיה אפשר לעשות בזה שימוש יומיומי שוטף.

טוב ויפה שיש Org mode למחשב, אבל מה נעשה עם הטלפון? כאן Orgzly נכנסת לתמונה. זאת אפליקציה לעריכת קבצי org שכוללת אינטגרציה עם תכונות של אנדרואיד שהופכות את השימוש בה לנוח ומועיל במיוחד, כמו widget שמאפשר להציג את המשימות הקרובות או התראות.

אז יש לנו תמיכה ב־Org mode במחשב ובטלפון, אבל איך נחבר ביניהם? אופציה אחת, שאני משתמשת בה כעת, היא Syncthing: מערכת שמאפשרת לסנכרן בין ספריות במכשירים שונים. זה עובד, אבל לא אכחיש שיש מקרים שבהם נוצרות מחלוקות (conflicts) בין מה שמופיע בספריה אחת ומה שמופיע באחרת, באופן ש־Syncthing לא יודעת באיזו מהאפשרויות לבחור, מה שמצריך התערבות ידנית עם כלי diff (כמו זה שמובנה ב־(Neo)Vim). אופציה נוספת לסנכרון היא דרך Git; לא בדקתי את זה עדיין, אז אני לא יכולה להרחיב על זה ממקור ראשון.

אם יש את צריכהאתה צריך תמיכה ב־CalDav בשביל לעבוד על משימות משותפות עם א·נשים אחרותאחרים, יש את הפתרון המתווך org-caldav, אבל הוא רחוק ממושלם (כשבדקתי אותו, הוא שיטח קינון).

4.1.1. 🟪 אובסידיאן

פתרון דומה־אך־שונה הוא Obsidian; מערכת שפועלת בעזרת קבצי Markdown עם תוספות משלה. הסרטון הזה מאוד משכנע, אבל יש לאובסידיאן שני חסרונות מרכזיים, לפחות מנקודת מבטי:

• האחד הוא שמדובר בתוכנת קוד סגור, שאינה חופשית. אמת, הקבצים כולם בפורמט טקסטואלי פתוח כך שאין חשש מלהשאר כבולותכבולים לתוכנה קניינית מסויימת: עקרונית אפשר לקחת את הקבצים ולעבור לתוכנה אחרת שיודעת לעבוד איתם. בשלב זה, למיטב ידיעתי, היכולת הזאת היא בעיקר בגדר עקרון, בטח אם נעשה שימוש בפלאג־אינים שלא נתמכים בתוכנות אחרות.
• השני הוא שצריך לעבוד עם תוכנה נוספת, ואי אפשר לעשות את זה מתוך NeoVim (רוב השימוש שלי במחשב נעשה דרך NeoVim; אני „גרה” בתוכנה הזאת). כל פלאג־אין של NeoVim, כל שינוי בקונפיגורציה, כל הרגל שרכשתי — כולם זמינים באופן חלק ב־nvim-orgmode.אם את משתמשתאתה משתמש ב־Emacs, הדברים תקפים אפילו ביתר שאת (כי Org mode הוא native ל־Emacs). נראה שגם ל־VSCodium/VS Code יש חבילה לתמיכה ב־Org Mode, אבל אני לא משתמשת בתוכנה הזאת.

היתרון הגדול של Obsidian הוא ש — לפי השמועה — הסנכרון עובד ממש טוב; הוא בתשלום, though.

יש תוכנות חופשיות בקוד פתוח שיושבות על משבצת דומה לאובסידיאן, כשהבולטות בהן הן Logseq ו־Joplin.

4.2. 🖱 פתרונות שמבוססים על ממשק גרפי

תת־הסעיף הקודם בוודאי נשמע לרבותרבים כמו ג׳יבריש האקרי בלתי מובן. אם שימוש בקבצי טקסט פשוט (בין אם Org mode או Markdown) זה פחות כוס התה שלך, יש אופציות גרפיות מעולות.

בטלפון הבחירה הקלה והברורה היא Tasks.org: זאת אפליקציה מעולה שבנויה באופן נוח וכוללת מגוון גדול של אפשרויותתודה גדולה לכל מי שהמליצו לי על אפליקציות בשרשור הזה בפדיוורס, ובפרט לנמרוד שהמליץ על Tasks.org..

במחשב לא מצאתי מקבילה שהבחירה בה ברורה כמו בטלפון, ועדיין אין Tasks.org למחשב או לווב. ניסיתי המון תוכנות שונות, ועם כל אחת מהן היתה בעיה אחרת, משהו קריטי אחר שלא עבד: באחת אין אפשרות לתת־משימות רקורסיביות, באחרת אין סנכרון עם CalDav‏כדי לסנכרן יומנים (כולל todo) וא·נשות קשר יש את Radicale, שהיה מאוד פשוט להתקנה ושימוש., בשלישית יש סנכרון אבל הוא מחרבש את הקינון, ברביעית—. יגעתי יגעתי, חיפשתי חיפשתי, והדבר הכי מוצלח שמצאתי זה אפליקציית המשימות של Nextcloud; היא כוללת את כל הפיצ׳רים הבסיסיים שצריך ומסתנכרנת היטב עם Tasks.org.

אחד היתרונות בפתרונות כאלה, שתומכים ב־CalDAV מהקופסה, הוא שהם מאפשרים סנכרון משימות לא רק ביננו לבין עצמנו במכשירים שונים, אלא גם עם א·נשים אחרותאחרים, אם בצוות עובדותעובדים עם CalDAV.

5. 🗄️ ארכיון כיומן

אני מציעה לא למחוק משימות שהושלמו, לא בגלל קושי לשחרר או משהו אלא פשוט כי זה יכול להיות שימושי בעתיד אם נרצה לבדוק מתי עשינו משהו או מה היו השלבים שביצענו. אם יש משימה שחוזרת מדי פעם בווריאציות (לדוגמה, דברים לארוז לפני טיול), זה שימושי שיש פירוט תת־משימות ישן כי אז אפשר לשכפל אותו ולשנות לפי הצורך. בנוסף, לקרוא את רשימת המשימות שבוצעו זה גם מספק וגם מהווה סוג של יומן שנוצר אוטומטית; אם להיות פיוטית לרגע, לפעמים בלשון הלקונית של המשימות יכולה להיות גלומה יותר משמעות אישית מהשתפכות בסגנון „יומני היקר”.

אם נשתמש במונה זמןדיסקליימר: עבורי להדליק ולכבות את המונה זו בעיקר התעסקות מיותרת ואני תמיד שוכחת לכבות אותו., נוכל לקבל תמונה על כמה זמן מושקע בכל דבר או בכל תחום (לפי תגיות). לעבודה בשכר שעתי זה יכול להיות שימושי מעבר לסקרנות או תובנות על ניהול זמן. אפשר להשתמש במונה ישירות מתוכנת המשימות (יש תמיכה ב־Tasks.org וב־Org mode‏גם דרך nvim-orgmode; ר׳ :h orgmode-clocking.) או דרך תוכנה אחרת (לדוגמה, תוכנת הפומודורו Goodtime מאפשרת מעקב כזה).

6. ⋯ סוגים אחרים של משימות

אז אלה העצות שלי לסוג הנפוץ של משימות, בסגנון של „לשלוח את הבקשה לפוסטדוק” (עם תת־משימות) או „לקנות עוד טופו”. אבל אלה לא הסוג היחיד של המשימות, ולא כל כלי מתאים לכל סוג.

6.1. ✍️ תכנון כתיבה

סוג שונה אחד הוא כתיבה. יש מגוון תוכנות שמיועדות לעשות סדר בכתיבה, כמו Scrivener המהוקצעת או Manuskript החופשית, ויש אינספור תוכנות ל־outlining ו־note-taking, כמו Joplin או Org mode. נתתי צ׳אנס לכמה בכתיבה של המאסטר והדוקטורט, וברור לי שמדובר בכלים שמאוד עוזרים לא·נשים אחרותאחרים עם הרגלים אחרים, העדפות אחרות ושיטות עבודה אחרות, אבל כמה שניסיתי לא הצלחתי להשתמש בכלים האלה באופן שמועיל ומתאים לי.

מה אני כן עושה? איך אני מארגנת את הכתיבה שלי ואת הרעיונות לדברים שעדיין לא כתבתי? בטוח שיש דרכים טובות יותר, אבל השיטה שלי די פרימיטיבית ו… עובדת. אני כותבת ראשי פרקים ורעיונות של מה שאני רוצה לכתוב בתוך המסמך עצמו, in situ, ומשתמשת בחלוקה לפרקים, סעיפים, תתי־סעיפים וכיו״ב כדי לעשות סדר. הכל אני כותבת ב־L^aT_eX (חומרים אקדמיים ולא רק) או ב־Pollen (האתר הזה), כך שקל מאוד לסמן טקסט כהערה מיוחדתב־L^aT_eX אני משתמשת בחבילה todonotes וב־Pollen בפקודה ◊todo שיצרתי, שפשוט צובעת את הטקסט באדום., למצוא אותו אחר כך, ולוודא שלא נשארו הערות כאלה בגרסה הסופית (כי זה יהיה מאוד מביך… 🙂). לבדוק שלא נשארו שום הערות בדף לפני הפרסום. בשלב מוקדם אני כותבת בקווים כלליים את מה שארצה לכתוב, בלי להכנס לפרטי פרטים, כהערות במסמך. בשלבים המאוחרים יותר, אני מפתחת את ההערות האלה לאט לאט ומעלה בשר על עצמותיהן הגרומות. הפיתוח הזה יכול להיות בכתיבה של טקסט שמיועד להופיע בגרסה הסופית (אחרי שינויים ושיופים) או פירוט של ההערה הכללית להערות קטנות יותר ברזולוציה גבוהה יותר.גם אם הטקסט של ההערות נמחק ומוחלף בטקסט הסופי או בפיתוחים להערות מפורטות יותר, הכתיבה שלהן היא לא „בזבוז” בשום צורה. למה הדבר דומה? ביצירה של קומיקס, לפני שמציירותמציירים את הדמויות בדיו וצובעותצובעים, עושותעושים רישום בעפרון, שעליו מתבססים השלבים המאוחרים יותר ומחליפים אותו. ישר לצייר בדיו שחור ולצבוע זה הרבה יותר קשה מאשר להשתמש בשלב־הביניים של הרישום, והתוצאה פחות טובה. גם כאן, ישר כשמגיע רעיון טוב אני כותבת אותו במקום המשוער שבו הפיתוח שלו יופיע במסמך הסופי. הפועל שבו אני ממשיגה את הפעולה הזאת לעצמי הוא to unfold באנגלית: ההערות מקפלות בתוכן תוכן מורכב ומפורט יותר, והמשימה שלי היא בסופו של דבר לפתוח את כל הכפלים של הבד עד שמתקבלת יריעה שלמה וישרה אחת; גם „לפתח” בעברית, משורש פת״ח, כולל משמעות דומה. אחד מהיתרונות של השיטה הזאת היא שהכל מופיע כבר במקום שבו הוא אמור להיות: אין צורך לנהל רשימה נפרדת עם רשומות כמו „להוסיף את X ל־Y” אלא פשוט למקם את ההערה „להוסיף את X” בַּמָּקוֹם Y בטקסט. אפשר להמשיל את זה לזרעים שנזרעים באדמה: העץ שצומח מהם נמצא במקום שבו הוא נזרע.

מבחינת עמידה בלוחות זמנים („לסיים את הטיוטה של המאמר עד לתאריך זה וזה”) או משימות שנמצאות מחוץ לתחום הכתיבה עצמה („לגשת לספריה ולשאול את ספר זה וזה”), שימושי להשתמש בתוכנות כלליות למשימות.

6.2. ♾️ הרגלים ומשימות יומיומיות

הסוג השני, שמתאימים לו כלים מיוחדים כמו Loop Habit Tracker, הוא משימות יומיומיות והרגלים. יש כמה סיבות להשתמש באפליקציה יעודית:

• אנחנו לא רוצותרוצים למלא את הרשימה הרגילה שלנו במלאן דברים שקורים כל יום.
• נוח שכל הדברים היומיומיים מרוכזים במקום אחד. אפשר גם לסדר אותם לפי סדר הביצוע הרגיל שלהם ביום.
• לגיטימי לא לבצע יום אחד משהו יומיומי, כמו לא לעשות מדיטציה; אם זאת היתה משימה בתוכנת todo רגילה, היא היתה מחכה עד שהיינו מסמנותמסמנים אותה כמבוצעת או מוחקותמוחקים אותה.
• מעבר ללא לענות, אפליקציה יעודית מאפשרת גם לענות תשובות לא בינריות כמו „אולי עשיתי (לא זוכרתזוכר)” או להגדיר ערכים מספריים עבור דברים כמו קריאה („כמה עמודים קראתי היום?”) שבהם ערכים גדולים זה טוב, או עבור דברים כמו „כמה דואלים נשארו מחכים למענה בתיבה?” שבהם ערכים קטנים זה טוב.
• סטטיסטיקות מגניבות ומעקב אחרי סטריקיםstreaks, כלומר רצף של ימים שבהם התמדת במשהו. (ר׳ צילומי המסך בקישור למעלה). אפשר גם לקבוע יעדים, ולראות את השיפור עם הזמן (או לא 😢).

גם ב־Org mode יש תמיכה בהרגלים ומשימות יומיומיות.